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蔡敬聪的博客

创业问题研究与解决

 
 
 

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关于我

广东省职业经理人协会会长,全国职业经理人协会联盟2009年轮值主席。广东工业大学经济管理学院在职MBA客座教授,主讲《创业管理》课程,已出版《创业怎么办》、《创业不败》、《第一次做主管》、《餐饮业经营管理实用图表》四本专著,十多年来,一直专注于创业问题研究与解决。

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如何举行有效的会议  

2009-01-15 22:11:11|  分类: 赢家策略 |  标签: |举报 |字号 订阅

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       在召开任何会议之前先问问自己:这个会议有没有举行的必要?要想召开一个人人期盼、乐于参与,而且有所收获的会议是很不容易的,下面是本人的一些经验和建议: 
事前准备   
       每开一个小时的会,通常需要二个小时的准备。你事前规划得愈仔细,会议就会开得愈有效率。开会前你必须找出:开会的目的、应该与会的人、开会的地点、讨论的主题、你要说的话、什么时候开始、应该开多久、以及每一主题设定的时间。 
       议程应该在开会前四十八小时到一周内交给与会人员,如此才能显示你是技巧娴熟的管理高手。通常会议议程要写在一张纸上,标明开会时间和地点、会议目的、讨论议题、报告题目、与会者应准备的资料,还有预留给突发状况的时间。 
       开好会懂得选择适当的时间和地点是关键。午餐前一小时开会,可以让与会者不致拖太久。如果找不到好场所,最好取消会议或另寻场地。开会前也要先查看场所会不会太热或太冷?热则会容易打瞌睡,冷则容易不专心;光线会不会太暗?太暗的房间容易让人无精打采;干不干净?脏乱的房间会使人心情不好;椅子是否安排妥当?排成马蹄型有助讨论;有没有桌子可以做笔记?有没有黑板、图表架或投影机可用?万一停电怎么办?等等。 

及时通知   
       随同会议议程的发送,你应该同时宣布该会议的时间、地点、目的及希望与会者准备的事项。例如,你可能请与会者写下他们对议题的意见,以备讨论,如此可强迫他们认真思考议题。或者你也可以要求每位与会者填写问卷,在开会前缴回,让你可依此问卷不定期制作图表,以供开会之用。 
       主持会议的领导者有各种类型,但是好和最好之间,还是有所不同。 

好的领导者                 
       准时开始,免得对已经到场的人士有欠公平。 
       使会议顺畅进行。 
       回答问题并解决难题。 
       直接回应与会者所提出的抱怨或是挑衅。 
       提醒捣蛋者开会应负起的责任。 
       让每个人都有发言的机会。 
       设法让大家同意。 
       准时结束会议。
 
最佳领导者 
       准时开始,而且不对迟到者补充他们漏掉的内容或信息。 
       请一位与会者负责纠正任何偏离议题的行为。 
       回答一部分问题并使问题成为团体讨论的事项之一。 
       请其他的与会者回答所提出的问题。 
       对事不对人来解决问题。 
       让每个人都有发表看法的机会。 
       寻求共识。就算与会者看法不一,还是让每个人了解并支持已经决定的事。 
       提早结束。 
参与 
       最好的会议参与者都会是将来的最佳领导者。他们之所以突出在于: 
       做他们应做的准备(甚至找出上次会议的纪录来看)。 
       仔细思考并写下他们希望提出讨论的重点。 
       准时到达。 
       每次都坐不同的位子并和不同的人坐在一起。 
       开放心胸、接纳别人的看法。 
       不打断别人的话。 
       不妄下结论。 
       有人发言时,不和别人窃窃私语。 
       在每个人都发表高论之后再发言。 
       做笔记。 
       问一些可让会议顺利进行的问题。 
记录   
       要针对任何主题作脑力激荡,并记下所有意见的最佳方法就是丛集法。负责画丛集图的人可以站在黑、白板、挂图架或投影机前,把大家的想法画成丛集图。不要过滤任何意见,要把所有建议都记下来。等所有意见都记下来,大家一目了然时,就能评估出意见的好坏,就能决定实行的先后顺序。 
检视   
       一个会议如果做到下面这几点,就是个成功的会议: 
       准时开始并准时结束。 
       会议的进行有一定水准。 
       完成某件事情(不仅仅是准时开始和结束)。 
       大家都觉得充分利用了时间;没有人觉得浪费时间。 
       要确定你的会议是否成功,不妨请教与会者的看法。可以用“大部分同意”、“部分同意”、“部分不同意”、“大部分不同意”的格式,后面再留一些空白的地方,给与会者表达意见。 

       下面建议一些问题,你可以参考,看看是不是有必要放在你的问卷里: 
       会议的目的事先清楚说明,而且也确实遵守。 
       主持者事先准备充分,并依照议程讨论问题。 
       与会者对要讨论的主题准备充分。 
       每一个议题分配的时间都很恰当。 
       时间足够,能让每个人充分表达意见。 
       主持者能掌握重点,让与会者不致偏离主题。 
       每个人都有机会发表己见。 
       讨论的主题互相关联。 
       每个人都了解自己该扮演的角色。 
       没有漏掉任何想法,所有意见都一视同仁地看待,并记录成问卷。 
       决策是经由众人的共识而形成,而非某人的独断结论。 
       你可以把上列问题,再加上自己的相关看法,复印成数份,在会议结束时,发给每位与会者,请他们在隔天早上十点前,填好问卷给你。并记得提醒他们交卷的时间和地点。 
追踪   
       如果有会议记录,必须在二十四小时内整理好,并发送给与会者。与会者所缴交的问卷也要在他们缴交后二十四小时内整理,并发送结果给大家。记下大家认为做得好的(下次可加以学习)和做得不好的部分(可从错误中检讨)。接下来想想还有没有什么地方可以改进,让下次会议能开得更好: 
       邀请外面专家来演讲。 
       订外送午餐,或在某餐厅的贵宾室开会,这样方便会后聚餐。 
       每次开会大家轮流担任主持人和接待。 
       播放训练开会技巧的录影带。 
       采用圆桌方式进行会议。 
       不要过于严肃。看有什么地方可以改善,好让下次开会时气氛活泼一点。 
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